Libor, können Sie sich den Lesern kurz vorstellen?
Ja, gerne. Ich arbeite seit einem Jahr bei MND als HR-Analyst. Zu meinen Aufgaben gehören die Datenverarbeitung, die Erstellung von Berichten, die Prozessanalyse, die Verwaltung des HR-Informationssystems und das Projektmanagement für den Einsatz verschiedener digitaler Tools. Ich bin verheiratet, wir haben zu Hause zwei kleine Rabauken – Viktor, der dreieinhalb Jahre alt ist, und Elenka, die knapp zehn Monate alt ist. Meine gesamte Freizeit verbringe ich also derzeit mit der Familie. Morgens Kindergarten, nachmittags die Kinder und abends dann kurz eine Serie schauen oder noch etwas nachholen. Wenn das Wetter mitspielt, mache ich mich auf den Radweg. Ich glaube, dass ich in Zukunft wieder zum Schlagzeugspielen zurückkehren werde und auch zu meinem anderen Interesse, der Geschichte.

Wie lange arbeiten Sie schon mit künstlicher Intelligenz?
Aktiv etwa zwei bis zweieinhalb Jahre. Angefangen habe ich noch in einer IT-Firma in Brünn, wo KI ein fester Bestandteil der Softwareentwicklung war. Wer sie nicht nutzte, war im Nachteil.

Welche Tools nutzen Sie heute?
Am meisten Microsoft Copilot. Und zwar in der kostenpflichtigen Version, weil sie schneller und präziser ist und vor allem mit dem gesamten MS-Office-Ökosystem vernetzt ist – OneDrive, SharePoint, Teams, Outlook, Word, Excel… Sie kann auf bestimmte Dokumente zugreifen, versteht den Kontext und reagiert entsprechend. Das ist ein riesiger Unterschied.

Bei welchen Aufgaben hilft Ihnen die KI am meisten?
Meistens als persönlicher Berater – wenn ich nicht weiß, wie ich etwas machen soll. Ob es nun um Funktionen in Excel, die Einstellungen von Power Automate, ein komplexes Skript oder den Entwurf einer Berichtsstruktur geht. Es ist, als hätte ich einen Kollegen als Berater an meiner Seite, der mich in Echtzeit berät.

Können Sie ein konkretes Beispiel für den Einsatz von KI nennen?
Auf jeden Fall. Ich habe einen Automaten entwickelt, der meinen Kollegen Geburtstagsgrüße schickt. Früher hat das ein HR-Spezialist manuell erledigt – er musste jeden Tag das System überprüfen, die Grüße vorbereiten und versenden. Das hat etwa eine halbe Stunde pro Tag in Anspruch genommen. Heute erledigt das ein Roboter: Er erkennt selbst, wer Geburtstag hat, verschickt die Glückwünsche in Echtzeit, kümmert sich auch um Wochenenden und Feiertage und macht keine Fehler.

Wie viel Zeit haben Sie eingespart?
Etwa zwei Stunden pro Woche allein bei uns. Und in einem anderen Unternehmen der Gruppe waren es vier Tage pro Monat. Die Kollegen waren begeistert.

Wie lange hat die Entwicklung des Automaten gedauert?
Zwei Tage reine Arbeitszeit. Und viele Brainstormings mit Copilot. Irgendwann dachte ich mir: „Verdammt, ich kommuniziere genau so, als würde ich mit einem Programmierer oder Berater schreiben.“ Das war mein großer „Aha“-Moment.

Haben Sie auch schon einen Misserfolg erlebt?
Ja, einen großen. Das war vor etwa zwei Jahren, gerade als ich mit der Arbeit an KI anfing. Ich habe versucht, mithilfe von KI eine Geschäftsordnung zu erstellen. Da die Vorgabe zu vage war, fing Copilot an, mir Unsinn anzubieten. Er gab mir das erste Dokument zurück, das er fand. Sobald ich anfing, es zu bearbeiten und zu ändern, steckten wir schon wieder fest und kamen nicht weiter. Schließlich habe ich den Prozess komplett gestoppt.

Was haben Sie daraus gelernt?
KI braucht konkrete Vorgaben. Wenn man ihr sagt: „Erstelle eine Organisationsordnung“, gibt sie einem irgendetwas zurück. Wenn man es in kleine Schritte aufteilt – „Erstelle eine Struktur“, „Entwirf Rollen“, „Beschreibe Verantwortlichkeiten“ –, dann funktioniert es. Es ist wie bei einem persönlichen Assistenten. Wenn man ihm eine falsche Vorgabe gibt, liefert er ein falsches Ergebnis.

Hat die KI die Qualität oder Geschwindigkeit Ihrer Arbeit verbessert?
Auf jeden Fall. Copilot hilft mir, qualitativ hochwertigere und präzisere Ergebnisse zu erzielen, und beschleunigt die Arbeit mit Daten erheblich. Am deutlichsten merke ich das in Excel, wo ich es für komplexere Funktionen nutze, die normalerweise nicht verwendet werden, beim Erstellen von Makros oder bei der Arbeit mit Power Query, das große Datenmengen bereinigen und bearbeiten kann. Copilot hilft mir auch bei der Erstellung von Skripten oder Algorithmen, nach denen Excel bestimmte Schritte automatisch ausführt – zum Beispiel lädt es Daten, bearbeitet sie, berechnet Ergebnisse neu oder erstellt Diagramme. Dadurch kann ich Vorlagen erstellen, die ich dann wiederholt verwende, anstatt alles von Grund auf manuell zu erledigen. Die eingesparte Zeit widme ich dann der eigentlichen analytischen Arbeit oder der Weiterbildung, was viel wertvoller ist.

Wie überprüfen Sie die Richtigkeit der Ergebnisse?
Es ist wichtig zu erwähnen, dass ich KI nur zur Erstellung eines Konzepts nutze, niemals für das fertige Ergebnis. Bei technischen Angelegenheiten achte ich darauf, ob das Skript tatsächlich läuft und das richtige Ergebnis liefert. Bei der Textanalyse oder der Konzepterstellung verwende ich ein Drei-Punkte-System:

1. Ich vergleiche die Anzahl der Kapitel,
2. ich überprüfe die Kapitelüberschriften,
3. wähle zufällig zwei bis drei Abschnitte aus und vergleiche sie mit dem Original.

Wenn alles übereinstimmt, betrachte ich das Ergebnis als gültig. Der Schlüssel zum richtigen Einsatz von KI ist kritisches Nachdenken über das Ergebnis. Wenn mir etwas nicht passt, frage ich nach und überprüfe es. Mein Kontrollmechanismus ist immer individuell darauf abgestimmt, welche Art von Ergebnis ich gerade von der KI benötige.

Wie gehen Sie mit dem Schutz sensibler Daten um?
Ich nutze die kostenpflichtige Unternehmensversion von Copilot, die den internen Sicherheitsvorschriften entspricht. Und ich füge dort niemals etwas ein, das dort nichts zu suchen hat. Der Grundsatz ist einfach: KI hilft, aber die Verantwortung liegt beim Menschen.

Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit Kollegen?
Ja, gegenseitig – sowohl in unserem HR-Team als auch bei verschiedenen Treffen gruppenweit. Als ich den Geburtstagsautomaten vorgestellt habe, war das ein großer Erfolg. Es ist schön zu sehen, dass etwas, das man entwickelt, anderen wirklich helfen kann.

Was möchten Sie bei der Arbeit mit KI noch ausprobieren oder verbessern?
Auf jeden Fall eine fortgeschrittenere Automatisierung. Ich möchte auch mehr mit prädiktiver Analyse arbeiten und mich intensiver mit Kommunikationsplattformen und der Integration digitaler Assistenten in die Organisationsstruktur befassen. Und vor allem möchte ich Erfahrungen unternehmensweit teilen. Je mehr wir KI nutzen, desto mehr gibt sie uns zurück.

Haben Sie eine Botschaft an die Leser?
Ja. Haben Sie keine Angst vor KI. Sie ist ein Werkzeug, das bereits Teil unseres Alltags ist und es auch bleiben wird. Sie kann uns Zeit, Nerven und Routinearbeit ersparen. Aber es gilt immer noch, was ich einmal gehört habe: „KI ist wie Feuer. Ein guter Diener, ein schlechter Herr. Wer lernt, sie zu nutzen, wird gewinnen.“